regolamento generale sulla protezione dei dati personali E LA LIBERA CIRCOLAZIONE DI QUESTI DATI

La informiamo che il regolamento (UE) n. 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati personali GDPR) del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la loro libera circolazione, che abroga e sostituisce la direttiva 95/46/CE, è in vigore dal 25 maggio 2018.

Questo regolamento stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati. Esso tutela i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche, in particolare la protezione dei dati personali qualunque sia la loro citadinaza e/o residenza.

Firstance Luxembourg S.A., nonchè ciascuna società controllata da Firstance Luxembourg S.A., utilizza, tratta – ed è responsabile – dei dati personali dei suoi clienti nel contesto della propria attività di distribuzione assicurativa.

I dati elaborati da Firstance Luxembourg S.A., nonchè ciascuna società controllata da Gatsby & White S.A. sono: accettazione clienti, gestione dei contratti assicurativi, richieste dei clienti, segnalazioni alle autorità, segnalazioni fiscali, pagamenti, reporting di gruppo, reporting normativo, controlli di conformità e anti-riciclaggio, di sanzioni economiche, di controlli informatici e di manutenzione.

I Suoi dati personali potranno essere trattati da soggetti terzi come definito nelle sezioni infra. Nel caso in cui il cliente non abbia fornito i dati o non abbia acconsentito al trattamento dei suoi dati personali a favore di una società appartenennte al Gruppo di Firstance Luxembourg S.A., non saremo in grado di adempiere ai nostri obblighi derivanti dal mandato di intermediazione assicurativa.

Inoltre, questa informativa sul trattamento dei dati personali è applicata e in vigore al’interno del Gruppo controllato da Firstance Luxembourg S.A. Di conseguenza  i termini « Firstance Luxembourg S.A. » utilizzati qui infa sono da interdersi come tutte le società di cui il capitale sociale è controllato direttamente o indirettamente da Firstance Luxembourg S.A. La lista di queste società è disponibile nell’Allegato 1 delle condizioni generali del contratto di brokeraggio aggiornato permanentement[1]. In caso di co-brokeraggio, questa informativa si applica in contemporaneamente a tutte le società interessate. Di conseguenza:

[1] Questa lista è aggiornata costantemente ma non costituisce tuttavia una modifica sostanziale dell’Informativa sul trattamento dei dati personali. 

Dalle informazioni che ci fornisce durante i nostri incontri o tramite altri intermediari (persone fisiche o giuridiche);
Quando comunica con noi tramite telefono, fax, poste elettronica o altre forme di comunicazione digitale. In tale contesto, potremmo registrare tali comunicazioni;
Quando completa i vari moduli contrattuali (mandati, proposte,..);
Da altre compagnie del Gruppo Firstance Luxembourg S.A.;
Dai suoi agenti, intermediari di assicurazioni, consulenti o promotori finanziari;
Da altre fonti d’informazioni pubbliche o persone terze, in particolare quando siamo costretti a verificare alcuni dei suoi dati personali.

Il suo nome(i), cognome così come i suoi dati di contatto quali indirizzo di residenza, indirizzo professionale, email e telefono;

Informazioni biografiche che possono confermare la sua quali ad esempio la data di nascita, codice fiscale, numero del passaporto o carta d’identità, patente di guida, paese di residenza e la sua cittadinanza, le sue fatture;

Informazioni legate al suo stato patrimoniale quali ad esempio: il suo reddito, spese, debiti, attivi e fonte di reddito o dati bancari;
Informazioni riguardanti le sua conoscenze in materia d’investimenti finanziari e esperienza in tale ambito;
La comprensione dei suoi obbiettivi ai quali i nostri prodotti e servizi devono rispondere;
Informazioni riguardo il suo impiego, educazione, la sua famiglia o i suo interessi personali;
Informazioni sanitarie e
Informazioni al fine di verificare che lei sia o non sia una persona politicamente esposta e/o i rischi di riciclaggi di denaro.

3.1 Trattamento necessario all’esecuzione di un contratto di cui è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta (Art. 6.1.b RGPD)

Trattiamo i vostri dati personali in quanto necessario all’esecuzione del mandato che ci concede e al fine di valutare l’entrata in relazione con lei.

In tale contesto, utilizziamo i suoi dati personali per:

• Preparare il nostro mandato di intermediazione assicurativa;
• Preparare, gestire e consigliarle sul tema assicurativo;
• Gestire i reclami o suggerimenti nei confronti della nostra società o compagnia assicurativa;
• Qualunque compito che vorrà affidarci e per il quale ci inviate dati personali;

Di conseguenza, potremmo condividere i suoi dati personali con le persone o entità seguenti:

• Il suo agente, consulente, intermediario, broker assicurativo o finanziario, gestore o banca con chi vorreste entriamo in contatto;
• Persone terze che potremmo coinvolgere al fine di completare i servizi da voi richiesti, ivi incluse società facente parte del Gruppo di Firstance Luxembourg S.A.;
• I nostri consulenti quando richiediamo i loro servizi o assistenza, ivi incluso i nostri legali, commercialisti, informatici o consulenti in pubbliche relazioni;
• I nostri fornitori di soluzioni in conservazione elettronica dei dati personali.

3.2 Trattamento necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi (Art. 6.1.f RGPD)

Trattiamo i suoi dati personali per rispondere ai nostri legittimi interessi o, alcune volte, laddove fosse ritenuto necessario per rispondere al legittimo interesse di un terzo.

In tale contesto utilizziamo i suoi dati personali per:

• Vedasi la sezione « Marketing » infra;
• L’amministrazione e la gestione delle nostre attività, ivi incluso la riscossione di crediti;
• Chiedere consigli riguardo i nostri diritti e obblighi;

Di conseguenza, potremmo condividere i suoi dati personali con le persone o entità seguenti:

• I nostri consulenti o agenti quando è necessario ottenere da parte loro consulenza o assistenza;
• Con controparti terze e i loro consulenti quando e se queste controparti comprano o vorrebbero comprare tutto o parte delle nostre attività.

3.3 Trattamento necessario per adempiere un obbligo legale al quale siamo soggetti come titolare del trattamento (Art. 6.1.c RGPD)

Trattiamo i suoi dati personali per conformerai ai nostri obblighi legali seguenti:

• Rispettare i nostri obblighi di conformità (‘compliance’) e regolamentari quali ad esempio la lotta contro il riciclaggio di denaro;
• Quando il trattamento è richiesto da un’autorità fiscale, giudiziaria o legale.

In tale contesto, potremmo condividere i suoi dati personali con le entità o persone seguenti:

• I nostri consulenti quando è necessario avvalersi della loro assistenza o consigli;
• I nostri commercialisti o revisori nell’esercizio delle loro funzioni;
• Con controparti terze che ci assistons per conformarci ai nostri obblighi legali; oppure
• Con le nostre autorità di vigilanza o qualunque altra autorità legale nella misura in cui siamo costretti a dare loro riscontro con i suoi dati personali.

Con il Suo consenso, potremmo utilizzare i suoi dati personali a fini promozionali dei nostri servizi o prodotti. Questo potrà prendere forma di newsletter, inviti a eventi o qualunque altra iniziativa in tal senso.

Comunichiamo con lei in vari modi quali ad esempio posta, telefono, fax, posta elettronica, SMS o altri mezzi di comunicazione digitale. Se ci ha autorizzato a utilizzare i suoi dati personali a fini di marketing (vedasi nelle informazioni precontrattuali e contratto di brokeraggio assicurativo) e desidera rinunciare a tali comunicazioni promozionali le chiediamo di darcene conferma per posta a:

Firstance Luxembourg S.A.
FAO: Dpt. Legal & Compliance
6 Av. Jean-Pierre Pescatore
L-2324 Luxembourg

Par email : privacy.lux@firstance.com

La condivisione dei dati a carattere personale secondo questa informativa potrà avere luogo al di fuori dell’Unione Europea soltanto se a favore dei destinatari menzionati qui sopra. In tale contesto, i suoi dati personali saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea sulla base dei motivi seguenti:

• se la Commissione ha deciso che il paese terzo, un territorio o uno o più settori specifici all’interno del paese terzo, o l’organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato;
• il destinatario dei dati personali si vincola contrattualmente con noi a rispettare i dettami del RGPD; oppure
• lei ha esplicitamente consentito a tale trasferimento.

Per ulteriori informazioni riguardo il trasferimento dei dati personali al di fuori dell’Unione Europea ci contatti agli indirizzi indicati al punto 4 supra.

Inoltre, con la presente,  intendiamo informarLa dei suoi nuovi diritti come segue:

6.1 Diritto di accesso

Il cliente ha il diritto di ottenere da Firstance Luxembourg S.A. la conferma del trattamento o meno dei dati personali che lo riguardano, l’accesso ai dati e alle informazioni seguenti:

• finalità del trattamento;
• categorie di dati personali interessate;
• i destinatari della diffusione a terze parti dei dati personali;
• il periodo entro il quale i dati saranno detenuti dalla Compagnia;
• il diritto di rihiesta, rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento dei dati personali;
• il diritto di presentare un reclamo presso un’ autorità di controllo;
• tutte le informazioni disponibili alla fonte;
• l’esistenza di procedure automatizzate di gestione dei dati e profilatura dei clienti e sulle conseguenze di tali procedure.

 6.2 Diritto di rettifica

Il cliente ha il diritto di ottenere da Firstance Luxembourg S.A. la rettifica immediata dei dati inesatti unitamente al il diritto di completare o integrare i dati personali già forniti.

6.3 Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)

Il cliente ha il diritto di ottenere da Firstance Luxembourg S.A. la cancellazione dei dati personali  quando i dati non sono più necessari ai fini del contratto di assicurazione vita:

• quando questi dati non sono più necessari rispetto al contratto di assicurazione;
• quando il cliente ritira il consenso;
• quando il cliente si oppone al trattamento e non vi sono motivi legittimi di primaria importanza per il trattamento degli stessi;
• in caso di trattamento illecito dei dati; o
• quando i dati devono essere cancellati per rispettare un obbligo di legge

6.4 Diritto di limitazione di trattamento

Il Cliente ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento se:

• l’esattezza dei dati personali è contestata, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
• il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
• i dati non sono più necessari a Firstance Luxembourg S.A. ma ancora necessari al cliente per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• il cliente si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi di Firstance Luxembourg S.A. rispetto a quelli dell’interessato.

6.5 Diritto di notifica
Firstance Luxembourg S.A. ha l’obbligo di comunicare qualsiasi rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento di dati personali – almeno che questa comunicazione si riveli impossibile o necessiti mezzi sproporzionati – a tutti i destinatari con i quali sono stati condivisi tali dati.

6.6 Diritto alla portabilità dei dati
Il Cliente ha il diritto di ricevere i propri dati personali condivisi con Firstance Luxembourg S.A. in un formato strutturato, di uso comune e leggibile su supporti elettronici. Egli ha altresì il diritto di ottenere la trasmissione dei dati personali direttamente da un titolare del trattamento ad un altro, ove tecnicamente fattibile.

6.7 Diritto di opposizione e presa di decisione individuale automatizzata

Il Cliente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguarda. Il Cliente ha il diritto di non essere oggetto di una decisione fondata unicamente su un trattamento automatizzato producente degli effetti giuridici nei suoi confronti o avente un impatto significativo su di lui.

Per l’ attuazione dei diritti di cui sopra e per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei dati è possibile contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati via e-mail: privacy.lux@firstance.com

Nel caso in cui la società Firstance Luxembourg S.A.. in Lussemburgo è interessata, il Cliente può altresì rivolgersi all’Autorità di Vigilanza Lussemburghese all’indirizzo seguente:

Commission nationale pour la protection des données
15, Boulevard du Jazz – LU-4370 Belvaux
Tel. : (+352) 26 10 60 26 I Fax : (+352) 26 10 60 2
www.cnpd.lu

Nel caso in cui una delle nostre societè interessata ha sede legale in Liechtenstein, il Cliente può altresì rivolgersi all’Autorità di Vigilanza Lussemburghese all’indirizzo seguente:

Datenschutzstelle Fürstentum Liechtenstein
Städtle 38 Postfach 684 – LI-9490 Vaduz
Tel. : (+423) 236 60 90 I info.dss@llv.li
www.datenschutzstelle.li

Nel caso in cui una delle nostre societè interessata ha sede legale in Belgio, il Cliente può altresì rivolgersi all’Autorità di Vigilanza Lussemburghese all’indirizzo seguente:

L’Autorité de protection des données
Rue de la presse 35 – BE-1000 Bruxelles
Tel. : +32.2.2744800 I Fax: +32.2.2744835
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be

Firstance Luxembourg S.A. conserva i dati personali dei Clienti per un periodo di 10 anni dopo la risoluzione del contratto. Le conversazioni telefoniche registrate sono conservate per un periodi di un anno. Firstance Luxembourg S.A. non utilizza il trattamento dei dati personali automatizzati a fini di marketing o per prendere decisione.

Firstance Luxembourg S.A.. aggiornerà la propria Informativa sul Trattamento dei Dati Personali. Quando modificheremo la nostra Informativa in modo sostanziale un avviso sarà pubblicato sul nostro sito internet www.firstance.com. Quando riceviamo una domanda d’informazione personale, un nostro team specializzato cercherà di rispondervi. Se la domanda è più sostanziale, è probabile che vi chiediamo maggiori dati personali. Riceverete sempre una risposta. Se non è soddisfatta del riscontro ottenuto, può sempre rivolgersi alla Autorità di Vigilanza cometente.

Se ci sono cambiamenti sostanziali incompatibili con l’obbiettivo per il quale i dati sono stati raccolti, Le chiederemo un nuovo consenso.

L’informativa sul trattamento dei dati personali di Firstance Luxembourg S.A..è aggiornata al 29 luglio 2020.